Bokt.nl

**Geplaatst door de TopicStarter:** 27-07-18 16:01

Bokt.nl op Horse Event

Geplaatst door de TopicStarter: 27-07-18 16:01

In dit volgtopic zullen we jullie een kijkje geven in de organisatie van Bokt.nl op Horse Event.

Bokt.nl op Horse Event, zo noemen we dit grote project achter de schermen.

Horse Event wordt sinds 2008 georganiseerd vanuit Academy Bartels, bekend als thuisbasis en topsportstal van Tineke en Imke Bartels. Het evenement werd van 2008 tot en met 2015 georganiseerd op het Hippisch Centrum in Deurne. Toen het centrum haar deuren sloot, verplaatste Horse Event in 2015 voor drie jaar naar het Nationaal Hippisch Centrum in Ermelo.

[ img ]
Foto door Amanda

Sinds 2008 is Bokt.nl ook te vinden op Horse Event met een heuse eigen “Bokt Lounge”. Horse Event is een mooi evenement waar veel Bokkers heen gaan. Als team willen we de Bokkers mogelijkheid bieden om elkaar en ons te ontmoeten en leuke en interessante activiteiten in onze Lounge bij te wonen. Jaarlijks komen bekende en minder bekende personen vrijwillig een clinic verzorgen of een presentatie geven in de Lounge. In het verleden hebben namen als Imke Schellekens-Bartels, Annemarie van der Toorn, Emiel Voest, Lammert Haanstra en Tim Lips hun bijdrage geleverd.

Annemarie van der Toorn te gast in de Lounge in 2013, foto door Amanda
[ img ]

Naast de bekende namen maken we ook heel graag gebruik van de expertise van Bokkers. In de loop der jaren hebben veel Bokkers al bijgedragen. Zo is er eens door bokker Ibonn een workshop gegeven waarin de kwaliteitsverschilllen tussen zadels werden blootgelegd tijdens het ontleden hiervan. Ook heeft bokker Katja een clinic gegeven over verschillende bitten, San heeft verteld over gedragsproblemen bij paarden en Jolliegirl heeft verteld over hoe het slachten van een paard gaat. In 2012 zijn de kennismakingsclinics aan het programma van Bokt toegevoegd en zijn er onder andere SGW-clinics gegeven door bokkers Lielle en Katja en vrijheidsdressuur door Amable. Daarnaast zijn er ook fotowedstrijden georganiseerd, zadeldrukmetingen georganiseerd en creatieve workshops gegeven.
Interactie vinden we belangrijk, daarom zorgen we dat er ruimte is voor dialoog met bezoekers en om vragen te stellen.

Sinds Horse Event 2015 heb ik, Jessica, de leiding over dit project. Samen met Bart en een groot deel van ons team proberen we Horse Event elk jaar weer een succes te maken. Ik kan wel zeggen dat Bokt.nl op Horse Event zonder onze vrijwilligers niet bestaat. We hebben een team dat in staat is met een flinke portie flexibiliteit veel te regelen en organiseren, óók adhoc, soms middenin de nacht, zoals afgelopen jaar nodig was toen de zaterdag werd gecanceld. En dat is denk ik een grote kwaliteit in ons team.

De organisatie voor dit jaar begon kort na Horse Event 2017. Bart en ik gaan meestal binnen een maand na afloop langs bij Academy Bartels voor een evaluatie en een doorkijk naar het volgende jaar. We vragen vooraf ook altijd wat input van de Bokkers die erbij waren. Verbeterpunten, maar ook dingen die goed gingen, zijn altijd prettig om mee te nemen.

Na de evaluatie brengen we verslag uit achter de schermen en ook ervoor indien nodig. En dan begint het denken over het jaar erop. We doen ideeën op en bekijken wat er in ons programma echt een succes was. Vanaf januari begint het dan echt. Eerst hebben we weer een overleg met Academy Bartels over wat de plannen voor dit jaar zijn.
Horse Event verhuist dit jaar naar Expo Haarlemmermeer te Vijfhuizen. Academy Bartels zegt daarover:

Citaat:
Horse Event was de afgelopen drie jaar op het Nationaal Hippisch Centrum in Ermelo, waar het groeide van 30.000 naar 42.500 bezoekers. Op deze enorme aantallen bleek de locatie in Ermelo niet berekend. Door de smalle toegangswegen ontstonden er files en er was onvoldoende parkeergelegenheid. Dit jaar kreeg de organisatie ook nog eens te maken met extreme regenval, wat ertoe leidde dat de zaterdag moest worden afgelast. Voldoende aanleiding voor organisator Academy Bartels Event Management om de koers bij te stellen.

Voor Bokt.nl betekent dit ook weer een spannende tijd. Hoe zal het terrein eruit zien? Waar komt onze Lounge? Hoe zal het evenement verlopen? Maar voor we antwoord krijgen op de vragen gaat er een flinke voorbereiding aan vooraf.

Rond april en nadat de verhuizing van Horse Event naar Vijfhuizen een feit was, begon het benaderen van mensen voor ons programma. Dit doe ik niet alleen. Samen met Bokker en teamlid Amaryllis proberen we een gevarieerd en interessant programma neer te zetten. Daarvoor vragen we hulp van het team en zoeken op Bokt naar wat men interessant vindt. Onze doelstelling bij het maken van het programma is zoveel mogelijk “voor en door Bokkers” en een aantal bekende mensen. Iedereen in ons programma draagt vrijwillig bij aan het programma van Bokt, supertof! In het benaderen en contact onderhouden gaat veel tijd zitten. En hoewel we elk jaar weer weten wanneer de deadline voor het aanleveren van het programma is, is het toch elk jaar een uitdaging die te halen. Dit jaar lag de deadline half juli. Het programma is inmiddels aangeleverd bij de Academy.

Naast het vullen van het programma en de clinics en workshops, werken we ook al enkele jaren samen met Academy Bartels aan verslaglegging van Horse Event. Hiervoor werken we met reporters en fotografen die we via Bokt werven. We zoeken duo’s voor elke dag. Een duo, bestaande uit een fotograaf en reporter, gaat op een van de dagen op pad op Horse Event. Bokker en teamlid Leo is degene die zich vanuit ons team hiermee bezighoudt. Zij zal daar zelf wellicht wat over vertellen binnenkort. Er loopt in elk geval al een oproep voor de fotografen en reporters voor dit jaar, zie [VN] Bokt.nl zoekt reporters en fotografen voor Horse Event 2018

Reporters 2015 aniek1985 en MaiNat, foto door Amanda
[ img ]

Nu het programma af is, kunnen we door. We zullen het programma bekend maken op Bokt en een topic starten voor de inschrijvingen voor de kennismakingsclinics. Samen met de clinicgevers worden uit de aanmeldingen een aantal deelnemers geselecteerd. Hiervan verzamelen we alle gegevens en die sturen we naar de Academy. Zij zorgen dan voor de benodigde informatie. De clinicgevers hebben allemaal zo hun eigen voorwaarden, naast onze eigen standaard voorwaarden. Iets voor ons om goed rekening mee te houden.

Als de kennismakingsclinics zijn gevuld, gaan we verder met inschrijvingen voor de workshops in onze lounge. Ook dit kost best wat tijd. En in de tussentijd komen er ook allerlei vragen voorbij van mensen die in ons programma staan, maar bijvoorbeeld ook vanuit Academy Bartels over de kleur van de vloerbedekking, hoeveel tafels we willen, etc.

Daarnaast moeten we gaan denken aan dingen die besteld moeten gaan worden, bijvoorbeeld relatiegeschenken en teamkleding. Voor de aankleding van de Lounge hebben we een aantal posters, deze moeten uitgezocht worden. Ook moet er een rooster gaan komen voor de teamleden die komen helpen op Horse Event. Daarnaast spelen er altijd adhoc dingen, zoals een workshopgever die plots niet kan komen, een deelnemer aan een van de clinics die afzegt of een wijziging in tijden in het programma.
In de laatste weken voor Horse Event houden we ons bezig met de echte regeldingen. Het draaiboek moet af en programmaposters moeten gemaakt worden. Er moet uitgezocht worden wat er aan benodigdheden voor in de Lounge is en nog moet komen, denk aan een waterkoker, een stofzuiger, maar ook de pc’s en het tv-scherm. We zorgen dat het Lounge-programma klaarstaat om op Bokt te verschijnen en op basis van het aantal teamleden dat komt helpen, maken we ook boodschappenlijsten. Er moet tenslotte wel eten en drinken zijn voor iedereen. Ik vergeet nu vast veel dingen, maar Amaryllis zal hier ook haar neus laten zien, dus dan vult zij het vast aan!

En dan is het de woensdag voor Horse Event. In mijn kleine Ka-tje passen maar weinig spullen, dus ik regel een grote auto (meestal met paps erbij ) voor een ritje naar het terrein met de spullen die vanuit hier mee moeten. Het is altijd weer spannend hoe alles erbij staat. Fijn dus om even goed te kunnen kijken. Ik bel Bart even over waar hij uithangt en begin met het uitladen van de spullen. In de Lounge staat het meubilair vaak al klaar, dat ga ik op de juiste plek neerzetten.

[ img ]
Foto door Jessica

[ img ]
Foto door Jessica

In de tussentijd komt Bart aan met een lading spullen in zijn gehuurde bestelwagen. Deze laden we uit zodat Bart aan de slag kan met de pc’s. Ik zet samen met mijn vader en eventueel andere hulp de stellingkasten vast in elkaar. We maken het niet laat.

Op donderdag gaan we terug. Ik zet samen met teamleden die die dag komen helpen de rest van de spullen klaar. We plaatsen de programmaposters voor de vrijdag alvast in de daarvoor bestemde houder. We hangen posters op, richten de ruimte achter de schermen en hangen roosters op. Bart test ondertussen of de pc’s het doen en internet werkt. We regelen wat nog geregeld moet worden, doen boodschappen en pakken nog wat adhoc dingen op.

En dan is het vrijdag. Een uur voor openingstijd zijn we aanwezig. Leo gaat aan de slag met de reporters en fotografen en ik ga samen de aanwezige teamleden alles in orde maken, zodat we keurig op tijd onze Lounge open kunnen gooien. En dan begint het echt…

Lounge 2017 Ermelo, foto door Jessica
[ img ]

Wie is er online